Напомним, командированному работнику оплачиваются:

- расходы по найму жилого помещения;

- суточные;

- расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов,

консульские и аэродромные сборы и т.д.).

В бухгалтерском учете затраты на командировку полностью включаются в состав расходов

по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих

расходов. Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения. Также

работнику возмещаются расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и

включаемых в счет за проживание.

Исключение из этого порядка предусмотрено для услуг по обслуживанию работника в баре,

ресторане или номере и расходов на пользование рекреационно-оздоровительными объектами

(например, бассейном, сауной, тренажерным залом и т.д.). Такие расходы работнику не

оплачивают. Если руководитель организации все-таки принял решение их оплатить, то в бухучете

они отражаются как прочие расходы. В налоговом учете эти расходы не отражают. Их сумма

облагаемую прибыль фирмы не уменьшает. Кроме того, работнику возмещают расходы по

бронированию места в гостинице. Такие расходы оплачивают в пределах 50 процентов от

стоимости проживания в гостинице в сутки.

Расходы по проживанию должны быть подтверждены документально (счетами гостиниц,

квитанциями об оплате гостиничных услуг и т.п.). Документально не подтвержденные расходы

налогооблагаемую прибыль не уменьшают.

Изменения, внесенные в Кодекс, позволяют учитывать в расходах аренду квартир для

командированных сотрудников. Напомним, раньше Минфин России был против того, чтобы фирмы

учитывали данные расходы при налогообложении прибыли (см. Письмо Минфина России от 2

июня 2005 г. N 03-03-01-04/1/306). И это несмотря на то, что известны судебные прецеденты по

данному вопросу, когда споры разрешались в пользу фирм (например, Постановление ФАС Волго-

Вятского округа от 4 апреля 2005 г. N А29-1590/2004а). Арбитры однозначно признавали расходы

на аренду квартир для командированных работников экономически обоснованными и

документально подтвержденными. Но после поправок, внесенных летом 2005 г. в гл. 25

Налогового кодекса, чиновники изменили свое мнение. В новом разъяснении (Письмо Минфина

России от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/112) финансисты обратили внимание на то, что с 2006 г.

будут иметь вес те документы, которые подтверждают расходы лишь косвенно. Таким образом,

для уменьшения прибыли будет вполне достаточно тех бумаг, которые обычно оформляются в

подобных ситуациях (договор аренды, приказ о командировке, командировочное удостоверение и

т.п.). Правда, при этом в налоговые расходы можно будет включить арендную плату только за

время, когда квартира фактически использовалась для проживания.

Похожее Письмо финансисты выпустили и в 2006 г. В нем речь идет уже не об арендованной

квартире, а о квартире, которую фирма специально приобрела для размещения своих

сотрудников. Ведь некоторые организации регулярно командируют работников в определенный

город. И специально купленная для их временного проживания квартира зачастую обходится

дешевле гостиницы. В этом случае факт нахождения сотрудника в командировке можно

подтвердить приказом о ней, билетами на проезд, отчетом о выполненной работе и т.д. Все эти

документы косвенно подтверждают и необходимость затрат по содержанию служебной квартиры.

Вместе с тем командированные сотрудники живут в ней не постоянно, а лишь время от

времени, когда приезжают по делам в этот город. Остальное время фирма квартиру не

использует. Поэтому списать на расходы всю сумму затрат на ее содержание в налоговом учете

нельзя. Уменьшит налогооблагаемую прибыль только часть затрат, которая пропорциональна

количеству дней проживания в квартире командированных сотрудников (Письмо Минфина России

от 20 июня 2006 г. N 03-03-04/1/533).

Для подтверждения "зарубежных" расходов (например, в командировке) подойдут

"документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в

иностранном государстве". Однако для внутренних расходов таких послаблений не

предусмотрено.

Суточные выплачивают командированному работнику за каждый день нахождения в

командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути

(включая день отъезда и приезда).

Размер суточных, которые выплачивают работникам, направляемым в командировку,

устанавливается приказом руководителя.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.),

на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного

средства.

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются

текущие сутки, а с 00.01 и позднее - следующие_____. Если станция (аэропорт, пристань) находится за

чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта,

пристани). Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки.

Пример. В ноябре отчетного года работник ООО "Пассив" А.В. Иванов был направлен в

служебную командировку.

Ситуация 1.

Иванов выезжает в командировку на поезде. Поезд отправляется 20 ноября в 23.59. Иванов

вернулся из командировки 25 ноября в 18.00.

Первым днем командировки будет считаться 20 ноября, а последним - 25 ноября отчетного

года. Бухгалтер "Пассива" должен выплатить суточные за 6 дней.

Ситуация 2.

Иванов выезжает в командировку на поезде. Поезд отправляется 21 ноября в 00.03. Иванов

вернулся из командировки 25 ноября в 22.00.

Первым днем командировки будет считаться 21 ноября, а последним - 25 ноября отчетного

года. Бухгалтер "Пассива" должен выплатить суточные за 5 дней.

Ситуация 3.

Иванов вылетает в служебную командировку на самолете. Аэропорт находится в 30 минутах

езды от города. Самолет вылетает 21 ноября отчетного года в 00.40.

В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета

самолета. Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, работник должен выехать из

города не позднее 23.30. Иванов вернулся из командировки 25 ноября в 15.00.

Первым днем командировки будет считаться 20 ноября, а последним - 25 ноября отчетного

года. Бухгалтер "Пассива" должен выплатить суточные за 6 дней.

Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время передвижения по

территории России выплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах

России.

День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За день пересечения

границы России при выезде суточные оплачиваются в иностранной валюте по нормам той страны,

куда въезжает работник.

При возвращении в Россию день пересечения границы оплачивается по нормам,

установленным для России.

При направлении работника в командировку в две и более страны суточные за день

пересечения границы выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую направляется

работник.

По общему правилу, если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего

жительства (в том числе при однодневной командировке), то суточные ему не выплачивают. Если

суточные были все же выданы работнику, то их сумма не уменьшает прибыль (Письмо УФНС

России по г. Москве от 10 февраля 2006 г. N 20-12/11312).

Может сотрудник вернуться домой или нет, решает руководитель фирмы. При этом

руководитель должен учитывать дальность расстояния, характер работ, выполняемых

сотрудником, время, которое необходимо для его отдыха.

В бухгалтерском учете суточные полностью включают в состав расходов фирмы. В

налоговом учете суточные учитывают в составе прочих расходов только в пределах норм,

утвержденных Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93. При командировках

по территории России эта норма составляет 100 руб. за день нахождения в командировке. Норма

суточных при зарубежных командировках приведена в справочном приложении.

Можно ли считать поездку на такси в аэропорт и обратно экономически оправданной? Долгое

время финансисты отвечали на этот вопрос отрицательно. Они не позволяли включать данные

расходы на проезд в налоговую себестоимость (см., например, Письма Минфина России от

10.05.2006 N 03-03-04/2/138, от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15). В качестве довода Минфин

приводил положения Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62

"О служебных командировках в пределах СССР". Этот документ действует и сейчас в части, не

противоречащей Трудовому кодексу. В п. 12 Инструкции говорится, что "командированному

работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к

станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта".

Финансовое министерство не так давно пересмотрело свое мнение (Письма Минфина

России от 22 мая 2007 г. N 03-03-06/2/82, от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48). Минфин разрешил

относить к налоговым затратам расходы по проезду на такси в аэропорт, если компания

подтвердит их экономическую целесообразность.

Фирме нужно позаботиться о подтверждении экономической обоснованности поездок на

такси. Для этого стоит включить в коллективный договор положение о том, что для поездки в

аэропорт (на вокзал, в порт) и обратно командированный может воспользоваться такси. Движение

общественного транспорта не является круглосуточным, кроме того, поездка на такси позволяет

прибыть своевременно на место выезда в командировку, экономит рабочее время. Если же

коллективного договора нет, такую норму можно закрепить в положении о командировках или

другом локальном нормативном акте, который регулирует вопросы служебных поездок

сотрудников компании. Нужно помнить и о документальном подтверждении затрат. Если

командированный оплатил поездку в такси наличными, расходы подтвердит кассовый чек.